La frustración diaria de una empresa de distribución
Imagina a María, gerente de operaciones en una distribuidora de materiales de construcción. Cada fin de mes, su equipo enfrenta el mismo caos: los reportes de inventario muestran que se entregaron 150 unidades de cemento, pero facturación emitió facturas por 180. El resultado: notas de crédito constantes, clientes confundidos, y horas perdidas reconciliando datos. Este desfase no solo genera pérdidas económicas, sino que erosiona la confianza con sus clientes. ¿La raíz del problema? Un flujo de facturación mal configurado que permite facturar productos antes de que sean entregados físicamente. Esta situación, común en muchas empresas, tiene una solución estructurada en Odoo a través de las políticas de facturación.
Políticas de facturación: el control que necesitas
En Odoo, las políticas de facturación son configuraciones a nivel de producto que determinan cuándo puedes facturar. Existen dos tipos principales: cantidades ordenadas y cantidades entregadas. La primera te permite facturar inmediatamente después de confirmar una orden de venta, sin necesidad de haber entregado el producto. La segunda, más restrictiva, solo permite facturar después de que los productos hayan sido entregados y validados en el sistema. Esta distinción es crucial para alinear tus procesos operativos con tus necesidades financieras.
Ejemplo aplicado: En la empresa de María, el cemento tenía configurada la política "cantidades ordenadas". Esto significaba que su equipo de facturación podía emitir facturas en cuanto se confirmaba un pedido, incluso si el almacén aún no había despachado el material. Cuando un cliente urgente pidió 30 unidades, facturación emitió la factura inmediatamente, pero el almacén solo pudo entregar 25 por falta de stock. La diferencia generó una nota de crédito y un cliente insatisfecho. Al cambiar la política a "cantidades entregadas", Odoo bloqueó automáticamente la facturación hasta que el almacén registrara la entrega de las 25 unidades, eliminando el error. Para implementar este nivel de control de manera eficiente, empresas como Ganemo ofrecen asesoría especializada que asegura que cada producto tenga la política correcta, adaptada a tu modelo de negocio.
Cantidades ordenadas: flexibilidad con riesgos
La política de cantidades ordenadas es la más flexible, ya que permite facturar en cualquier momento después de confirmar la orden de venta. No requiere que se haya realizado la entrega, lo que puede ser útil en modelos de negocio donde el pago anticipado es común, como en ventas de servicios o productos digitales. Sin embargo, esta flexibilidad conlleva el riesgo de facturar cantidades que nunca se entregarán, creando discrepancias entre inventario y facturación que derivan en notas de crédito y problemas contables.
Ejemplo aplicado: Una empresa de software que vende licencias anuales utiliza esta política para facturar al momento de la venta, ya que el "producto" es digital y se entrega instantáneamente. Pero cuando intentaron aplicarla a la venta de hardware, comenzaron los problemas: facturaban 10 laptops al confirmar el pedido, pero solo entregaban 8 debido a retrasos del proveedor. Las 2 laptops no entregadas generaron reclamaciones y notas de crédito. Al identificar este patrón, implementaron políticas diferenciadas con ayuda de Ganemo, usando "cantidades ordenadas" solo para productos digitales y "cantidades entregadas" para hardware, lo que restauró el equilibrio en sus procesos.
Cantidades entregadas: seguridad y precisión
La política de cantidades entregadas es la más segura para negocios físicos, ya que exige que la entrega se valide antes de facturar. Esto garantiza que solo se facture lo que realmente se ha despachado, eliminando errores y reduciendo la necesidad de notas de crédito. Es ideal para empresas con control estricto de inventario, como distribuidores, manufactureros o retailers, donde la precisión entre lo entregado y lo facturado es crítica para la rentabilidad y la satisfacción del cliente.
Ejemplo aplicado: Un fabricante de muebles implementó esta política para todos sus productos. Cuando un cliente pidió 5 sillas, el sistema bloqueó la facturación hasta que el almacén registró la salida de las 5 unidades. Esto no solo evitó facturar de más, sino que también mejoró la trazabilidad: cada factura correspondía exactamente a lo entregado. Para casos excepcionales donde necesitaban facturar antes de entregar (como pedidos prepagados), Ganemo les proporcionó un módulo de excepciones controladas, permitiendo a un supervisor autorizar facturación sin entrega bajo auditoría, manteniendo la seguridad sin sacrificar flexibilidad.
Excepciones controladas: cuando necesitas flexibilidad
Aunque la política de cantidades entregadas es la más recomendable, hay situaciones excepcionales donde necesitas facturar antes de entregar, como en ventas con anticipos o pedidos especiales. Odoo, de forma nativa, permite manejar esto a través de facturas de anticipo (down payments), pero esto puede ser insuficiente si requieres facturación regular sin entrega. Para estos casos, existen soluciones como el módulo Flexible Invoice Policy, que introduce un protocolo de excepción aprobado por usuarios autorizados, manteniendo el control mientras se cubren necesidades puntuales.
Ejemplo aplicado: Una empresa de materiales de construcción tenía un cliente corporativo que exigía facturación al momento de ordenar, aunque la entrega fuera programada para 30 días después. Con la política de cantidades entregadas, esto era imposible. Implementando el módulo de Ganemo, configuraron que solo el gerente financiero podía autorizar "facturar sin entrega" en pedidos específicos. Cuando el cliente hizo un pedido, el equipo de ventas solicitó la autorización, el gerente la aprobó desde su panel, y el sistema permitió facturar inmediatamente. La trazabilidad mostró quién autorizó y por qué, manteniendo el control. Esta solución, ofrecida por Ganemo, evita tener que cambiar políticas globalmente por unos pocos casos excepcionales.
Facturación desde la entrega: optimizando el flujo operativo
En muchos negocios, el equipo que realiza las entregas es quien debe facturar en el momento de la entrega, especialmente en ventas directas o entregas en campo. Odoo permite este flujo de manera nativa: desde el módulo de inventario, al validar una entrega, puedes generar la factura directamente asociada al pedido. Esto agiliza el proceso, reduce errores de transcripción y asegura que la factura refleje exactamente lo entregado, ya que se basa en la transferencia de stock validada.
Ejemplo aplicado: Una empresa de distribución de alimentos tenía repartidores que entregaban pedidos a restaurantes. Antes, el repartidor validaba la entrega en una hoja de papel, luego el administrativo facturaba desde la oficina, generando discrepancias por productos dañados o rechazados en el momento. Con Odoo configurado para facturar desde la entrega, el repartidor validaba la entrega en su tablet y generaba la factura al instante, reflejando exactamente lo aceptado por el cliente. Para automatizar aún más, Ganemo les implementó el módulo Auto Invoice on Delivery, que crea y valida la factura automáticamente al confirmar la entrega, eliminando pasos manuales y acelerando el cierre de ventas.
Automatización avanzada: saltando pasos innecesarios
Para empresas con alto volumen de transacciones, cada clic adicional en el proceso de facturación representa tiempo perdido. Odoo permite automatizar flujos para eliminar pasos como ventanas de confirmación (wizards) o validaciones manuales. Con módulos como Sale One-Step Invoice, puedes configurar que al facturar desde una orden de venta o entrega, el sistema genere y valide la factura automáticamente, sin intervención del usuario. Esto es ideal para modelos de negocio donde la facturación debe ser rápida y sin errores, como en retail o e-commerce.
Ejemplo aplicado: Una cadena de tiendas de electrónica facturaba cientos de ventas diarias. Cada factura requería 5 clics: crear, seleccionar tipo, confirmar, validar y registrar. Esto consumía horas de su personal. Con la automatización de Ganemo, configuraron que al vender un producto con política "cantidades entregadas" (como un televisor), el sistema generara y validara la factura automáticamente al confirmar la venta. El resultado: facturación en un solo clic, reducción del 70% en tiempo de procesamiento, y eliminación de errores humanos. Esta flexibilidad, típica de las soluciones de Ganemo, permite adaptar Odoo a cualquier nivel de automatización que tu empresa necesite.
Conclusión: un flujo integrado y sin errores
Configurar correctamente las políticas de facturación en Odoo no es solo una tarea técnica; es una estrategia para eliminar discrepancias costosas entre inventario y facturación. Al elegir entre cantidades ordenadas para flexibilidad o cantidades entregadas para seguridad, y complementar con módulos de excepción y automatización, puedes crear un flujo de trabajo que se adapte a tus necesidades operativas. Empresas como Ganemo especializan en implementar estas configuraciones de manera que cada producto tenga la política adecuada, cada excepción esté controlada, y cada proceso esté optimizado para tu industria. El resultado es menos notas de crédito, más precisión, y un equipo enfocado en crecer en lugar de corregir errores.
¿Inventario y facturación desalineados? Cómo las políticas de facturación en Odoo resuelven tus problemas de notas de crédito