El caos documental que paraliza implementaciones
Imagina esta situación: después de meses de trabajo en tu implementación de Odoo, necesitas hacer un cambio en una personalización avanzada. Buscas en tus archivos, revisas correos, preguntas a tu equipo... pero nadie recuerda por qué se hizo esa configuración específica. Los documentos están dispersos, incompletos o simplemente no existen. El proyecto se detiene, los costos aumentan y la frustración crece. Esta es la realidad que enfrentan muchas empresas cuando no cuentan con una estructura documental sólida para sus proyectos ERP.
La matriz de implementación: tu hoja de ruta hacia el éxito
La matriz de implementación es el documento central que organiza todas las actividades del proyecto. Se trata de una planilla dinámica que contiene múltiples pestañas según los módulos y procesos que se van a implementar. Cada actividad tiene su estado de avance, responsable y fecha estimada, permitiendo un control total del progreso del proyecto.
Un cliente manufacturero que implementaba con nosotros comenzó con una matriz que incluía 15 pestañas diferentes. Durante las primeras semanas, el gerente del proyecto se sentía abrumado por la cantidad de actividades. Sin embargo, al tener todo organizado en una sola matriz, pudo priorizar tareas, asignar recursos internos y mantener una comunicación clara con nuestro equipo de Ganemo. Al final del proyecto, reconocieron que esta estructura fue fundamental para cumplir con los plazos y mantener el control del presupuesto.
Documentación de personalizaciones avanzadas: tu memoria institucional
Las personalizaciones avanzadas requieren una documentación detallada que incluya no solo el "qué" sino el "por qué". Este documento registra configuraciones complejas, reglas de automatización, permisos especiales y cualquier modificación que va más allá de lo estándar en Odoo.
Un cliente del sector retail había implementado reglas complejas de validación en su proceso de ventas. Seis meses después, un nuevo gerente comercial reportó un "error" porque ciertos campos no aparecían para algunos usuarios. Gracias a que en Ganemo habíamos documentado exhaustivamente que esta era una personalización solicitada específicamente por el anterior gerente, pudimos resolver la consulta en minutos instead de horas de investigación. Esta documentación preventiva ahorró tiempo y evitó confusiones costosas.
Procesos y configuraciones: la base de tu operación
Los documentos de procesos detallan cómo se configuró Odoo para soportar las operaciones específicas de cada empresa. Incluyen flujogramas, configuraciones base, requisitos de módulos y guías de implementación que aseguran que todo quede registrado para referencia futura.
Una empresa de logística con la que trabajamos tenía procesos muy específicos de seguimiento de envíos. Documentamos cada paso, desde la creación de productos hasta el cierre de órdenes, incluyendo capturas de pantalla y explicaciones detalladas. Cuando tuvieron que capacitar a nuevo personal, utilizaron esta documentación como material de training, reduciendo el tiempo de onboarding en un 60%. La claridad que proporciona Ganemo en estos documentos hace que la transición de conocimientos sea fluida y efectiva.
Propuestas de desarrollo: planificando el crecimiento
Las propuestas de desarrollo (PRP) documentan requerimientos que necesitan desarrollo personalizado beyond las configuraciones estándar. Incluyen el problema a resolver, antecedentes, soluciones consideradas y estimaciones de tiempo y costo.
Un cliente del sector educativo necesitaba un módulo personalizado para gestionar matrículas y pagos recurrentes. En lugar de simplemente cotizar el desarrollo, en Ganemo creamos una propuesta detallada que explicaba por qué esta solución era mejor que usar módulos existentes del mercado. El cliente pudo tomar una decisión informada y, meses después, cuando quisieron expandir funcionalidades, la documentación inicial permitió una implementación rápida y coherente.
Transparencia en aplicaciones: tu código, tu control
Mantener acceso a todas las aplicaciones y módulos adquiridos es crucial para la independencia y flexibilidad futura. Esto incluye código fuente, licencias y documentación técnica de todo lo implementado.
Vemos frecuentemente clientes que migran desde otros partners y descubren que no tienen acceso a las aplicaciones que pagaron. Recientemente, una empresa manufacturera que se unió a Ganemo pudo recuperar el control completo de su infraestructura porque insistimos en que todas las compras incluyeran el código fuente y la documentación completa. Esta política de transparencia que aplicamos en Ganemo protege tu inversión a largo plazo.
Más que documentación: un partnership estratégico
La documentación exhaustiva que proporcionamos en Ganemo no es solo un entregable más; es la base de una relación de confianza y transparencia con nuestros clientes. Cada documento, cada matriz, cada propuesta está diseñada para empoderarte con el conocimiento y control necesario para que tu implementación de Odoo no solo funcione hoy, sino que crezca contigo mañana.
¿Tu implementación de Odoo es un caos documental? Descubre cómo organizar cada detalle