La pesadilla del inventario duplicado
María, gerente de una empresa textil, revisaba su reporte mensual de inventario cuando notó algo extraño: tenía 15 productos llamados "Sábana Cano" con variaciones mínimas en el nombre. Al investigar, descubrió que su equipo de ventas, al crear presupuestos, escribía mal los nombres de productos y el sistema permitía crear nuevos registros automáticamente. El resultado: un inventario caótico con productos duplicados que afectaba sus reportes financieros y generaba confusión en el almacén. Si tu empresa usa Odoo, este problema es más común de lo que piensas.
El problema oculto en los campos de producto
En Odoo, cuando un usuario escribe en un campo de producto dentro de un presupuesto y no encuentra coincidencias exactas, el sistema ofrece la opción de "Crear" o "Crear y editar". Esta funcionalidad, aunque útil en algunos contextos, se convierte en un riesgo cuando usuarios sin el conocimiento adecuado pueden generar registros duplicados accidentalmente.
Caso práctico: En una distribuidora de materiales de construcción, un vendedor intentaba agregar "Cemento Portland" a un presupuesto pero escribió "Cemento Portlan". Al no encontrar coincidencias, presionó Enter y creó un nuevo producto. Cuando procesaron la orden, el sistema registró movimientos de inventario con este producto fantasma, generando discrepancias que tomaron semanas resolver. Con el soporte adecuado de Ganemo, estas situaciones se pueden prevenir desde la configuración inicial.
La solución: Deshabilitar creación en campos específicos
La solución no radica en quitar permisos generales de creación de productos, sino en deshabilitar específicamente la opción de crear nuevos registros desde campos particulares donde existe mayor riesgo de error.
Ejemplo aplicado: Una empresa de tecnología implementó esta configuración en su módulo de presupuestos. Ahora, cuando sus vendedores escriben incorrectamente un nombre de producto, el sistema solo muestra la opción de búsqueda avanzada, eliminando la posibilidad de crear productos duplicados. Esta configuración, realizada por el equipo de Ganemo, redujo en un 95% los errores de inventario en solo un mes.
Cómo implementar la configuración paso a paso
Para deshabilitar la creación en un campo específico, debes acceder a Odoo Studio y modificar las propiedades del campo en cuestión. Esta configuración es granular y afecta únicamente al campo que estás modificando, no a todos los campos de producto del sistema.
Implementación real: Un retail con múltiples sucursales necesitaba que sus cajeros pudieran crear productos desde el punto de venta, pero no desde los módulos de compras. Configuramos específicamente el campo de producto en compras para deshabilitar la creación, mientras mantuvimos la funcionalidad intacta en el POS. Esta solución personalizada de Ganemo optimizó los flujos de trabajo sin sacrificar flexibilidad.
Beneficios más allá de los productos
Esta misma lógica puede aplicarse a cualquier campo en Odoo donde quieras controlar la creación de registros. Desde clientes hasta categorías, la capacidad de limitar la creación por campo te da un control preciso sobre la integridad de tus datos.
Caso de éxito: Una empresa de servicios implementó esta configuración en el campo de clientes dentro de sus cotizaciones. Ahora, cuando un vendedor escribe un nombre de cliente que no existe, debe contactar al departamento administrativo para crear el registro, asegurando que todos los clientes cumplan con los criterios de validación establecidos. Ganemo ayudó a diseñar este flujo que mejoró significativamente la calidad de su base de datos.
Cuándo buscar ayuda profesional
Si no te sientes cómodo modificando configuraciones avanzadas en Odoo Studio, es recomendable contar con soporte especializado. La clave está en comunicar claramente qué necesitas: no es lo mismo pedir que un usuario no pueda crear productos en general, que solicitar que en un campo específico no se permita la creación.
Experiencia Ganemo: Nuestros clientes más exitosos son aquellos que entienden la diferencia entre permisos generales y configuraciones por campo. Cuando solicitan nuestros servicios, pueden especificar exactamente en qué formularios y campos necesitan deshabilitar la creación, lo que nos permite implementar soluciones precisas y efectivas que realmente resuelven sus problemas operativos.
El error que duplica productos en tu inventario y cómo solucionarlo en Odoo